• Cadastros Gerais

A implantação do sistema é iniciada neste módulo, com a entrada das informações gerais do Condomínio, das Unidades do Condomínio, dos Condôminos. É realizada a definição dos diversos coeficientes de rateio e se existem ou não diversos blocos.

• Cálculos Automáticos: Rateios de Despesas

Este módulo realiza os diversos cálculos das contas a receber do condomínio. Em função da fração ideal de cada unidade do imóvel as despesas são rateadas para os condôminos do imóvel.

• Mapas Demonstrativos

Como forma de prestação de contas da administração do condomínio é importante a existência de um mapa demonstrativo do rateio das despesas. Este módulo gera automaticamente este mapa, contendo os condôminos, suas frações de rateio e os valores a recolher.

• Cobrança: Guias, Boletos Bancários e Demonstrativos de Despesas

Estes módulos realizam a integração do Condomínio21 com o sistema de cobrança bancária do condomínio. Através de transferências de arquivos por modem se realiza a automação do processo de emissão da cobrança e baixa dos títulos. Caso o condomínio faça a escolha pela cobrança em carteira, este módulo realizará a emissão dos demonstrativos e recibos. Em uma terceira opção, este módulo realizará o preenchimento dos boletos bancários e geração dos demonstrativos de despesas dos condôminos.

• Contas a Receber

Realiza o controle das Contas a Receber perante os lojistas, controlando pagamentos, realizando atualizações monetárias e controle das inadimplências. Está projetado para receber as baixas automáticas do banco, através de arquivo enviado por modem, como o CNAB.

• Contas a Pagar

Este módulo realiza o controle dos diversos compromissos assumidos pelo Condomínio, realizando o controle da entrada e da baixa de Contas a Pagar, com integração automática da tesouraria e do fluxo de caixa. O sistema realiza o controle das contas a pagar integrado ao módulo de orçamento, possibilitando um rigoroso acompanhamento da execução orçamentária. Também realiza a impressão de cheques.

• Orçamento

O módulo de orçamento do Condomínio21 permite o controle orçamentário integrado, possibilitando a definição da previsão por centro de custo e o acompanhamento do comprometimento de orçamentos, através de integração com o sistema de Contas a Pagar. Permite a elaboração de relatórios com enfoques mensais, trimestrais, semestrais ou anuais.

• Tesouraria e Fluxo de Caixa

Estes módulos realizam o acompanhamento das contas (Correntes, Poupança, Caixa, etc) do condomínio, e sua alimentação no dia-a-dia é automática, pois ele possui integração total com os módulos de Contas a Pagar e Contas a Receber. Permite a realização de previsão futura de Fluxo de Caixa, a emissão de Extratos Consolidados com a periodicidade que for desejada. Permite também emitir Extrato ou Fluxo de Caixa com o acompanhamento do fornecedor do débito ou da classificação contábil do débito.

• Receitas e Despesas Regulares (Contratos)

Este módulo possibilita o controle e lançamento automático de receitas e despesas que estão previstas em contrato. Com os módulos Receitas Regulares e Despesas Regulares o lançamento destas contas se torna mais ágil e a ocorrência de falhas nos lançamentos é minimizada.

• Leituras: Água, Energia Elétrica e Gás

Este módulo possibilita o cadastramento das leituras individuais e coletivas de água, energia elétrica e gás. Neste módulo é possível realizar os cálculos das cobranças individuais de consumo, através da diferença entre a leitura do mês atual e do mês anterior de cada condômino. O sistema permite também a análise da evolução dos consumos individuais e coletivos.

• Balancetes

O módulo de geração de Balancetes Demonstrativos possibilita uma grande versatilidade na elaboração da prestação de contas. São mais de 20 modelos de balancetes, criados a partir de parâmetros definidos pelo usuário. Apresenta o resumo de todas as movimentações do período, com enfoques analíticos e sintéticos, de dados como: inadimplência, contas correntes, previsão orçamentária, contas pagas e recebidas, entre outras informações.

• Relatórios de Informações Gerenciais

A partir dos dados operacionais consolidados, o Condomínio21 oferece uma grande variedade de relatórios gerenciais pré-definidos, fornecendo análises comparativas, cruzando informações do banco de dados ou trabalhando em um enfoque histórico de um determinado dado. O Condomínio21 conta hoje com mais de 120 modelos de relatórios. Todos estes documentos podem ser visualizados, impressos ou emitidos em formato eletrônico para gravação ou envio de e-mail. Todos os relatórios do sistema podem ser convertidos para os padrões de arquivo Word, Excel, Power Point, HTML, PDF, entre outros.

• Gráficos e Estatísticas Gerenciais

O módulo de Gráficos e Estatísticas Gerenciais é uma poderosa ferramenta que processa os dados do Condomínio21 Financeiro, apresentando as informações sob a forma de análises gerenciais. Nos dias atuais a informação se transformou em uma grande aliada dos administradores, pois permite identificar e antecipar as tendências de cada negócio, fornecendo uma projeção completa do futuro. Estas ferramentas estão presentes no Condomínio21 sob a forma de gráficos histograma, séries históricas, médias de consumo, evolução comparativa de despesas, receitas e inadimplência, entre outras análises.

Exemplos de análises que podem ser geradas:

• Análises de evolução de despesas em 12 meses (valores totais ou percentuais sobre o total)
• Evolução da inadimplência em 12 meses
• Participação de centro de despesas no total
• Participação das despesas por centro de custos
• Comparativo da receita frente ao mesmo mês do ano anterior
• Análises do perfil da inadimplência (30, 60, 90 dias ou superior)
• Evolução da arrecadação em 24 meses
• Modelos de gráficos: Pizza, Linhas, Barras, Colunas

• Boleto A4

Este módulo gera o boleto de cobrança em papel A4 integrado com a prestação de contas (balancete) e outras informações. Calcula automaticamente o código de barras para mais de 28 bancos do mercado e permite a impressão de informações na parte superior do boleto de cobrança. Todas estas informações podem ser personalizadas condomínio a condomínio, mês a mês. O usuário escolhe qual layout da cobrança que irá emitir.

Entre estas informações estão o Balancete Consolidado, a Previsão Orçamentária, Resumo de Inadimplência, Logotipo, Composição da Cobrança, Atas de Assembléias e Comunicados, Peças de Propaganda, Consumos, entre outros. O módulo permite a opção por cobrança com ou sem registro aceitando várias carteiras de cobrança. Permite também escolher se o documento será impresso internamente, no banco ou em um bureau de impressão. Além disso, o usuário terá a opção de imprimir frente e verso ou somente frente. Este módulo traz como benefícios a redução de custos de emissão de cobrança, maior agilidade na impressão e geração do boleto e um melhor padrão visual na apresentação do documento.

• Cobrança Eletrônica (Office Banking)

Este módulo realiza a importação e o processamento dos arquivos de retorno de cobrança (padrão CNAB) enviados pelo banco, alimentando automaticamente todos os relatórios de inadimplentes, caixa, balancete e receitas do condomínio. Traz como vantagem competitiva a redução de custos com pessoal na conciliação bancária, diminuição da margem de erro e o aumento da velocidade no processo, com informações integradas on-line com o banco. O sistema possui atualmente 28 bancos configurados. Ao adquirir este módulo você tem o direito de utilizar todos eles. Para obter a listagem atualizada dos bancos, visite nosso Web Site.

• Borderô de Pagamento Eletrônico

Este módulo viabiliza a realização do pagamento automático de todas as contas a pagar da administradora, através de transmissão de arquivos remessa e retorno para o banco. Entre as funções do pagamento eletrônico podemos citar: pagamento de boletos bancários, pagamento de impostos, realização de DOC/TED e pagamento eletrônico de funcionários, permitindo também o acompanhamento da situação financeira dos títulos a pagar junto ao banco. O principal benefício deste módulo é a eliminação de erros e a grande redução da mão de obra necessária para a realização das rotinas de contas a pagar.

• Conciliação Automática do Extrato Bancário

O módulo de Conciliação Automática do Extrato Bancário é o mais novo opcional do Condomínio21. Ele realiza a importação das informações do sistema bancário, automatizando tarefas como a baixa automática de contas a pagar, conciliação de cheques e verificação de saldos. Realiza também todo o processo de apuração de inconsistências entre o trabalho do operador do sistema e as informações apresentadas pelo banco.

As principais vantagens deste módulo são:

• Eliminação de erros na conciliação bancária
• Aumento da produtividade do pessoal operacional
• Aumento da velocidade no processo, com baixa automática de cheques compensados

Ao automatizar a tarefa de fechamento de caixa, a empresa ganha em produtividade, questão vital para a redução de custos administrativos. Este módulo possui um grande número de bancos configurados. Ao adquirir o módulo você tem o direito de utilizar todos eles.

• Mala-Direta por E-Mail ou Correio

Este módulo realiza o envio de mala-direta com a prestação de contas do condomínio diretamente para o e-mail dos condôminos cadastrados e permite também a confecção de mala-direta via correio. Traz como diferencial a eficiência e a praticidade na comunicação com os condôminos. Além de permitir o gerenciamento do banco de dados de condôminos, este módulo atua como um gerenciador de marketing direto da Administradora de Condomínios. Realiza a importação e exportação de diversos bancos de dados: síndicos, condomínios, condôminos, etc. O envio de documentos através da Internet proporciona uma grande redução de custos em relação ao envio por correio e agrega valor ao serviço da administradora.

O Condomínio21 Operacional é voltado para Administradoras e Condomínios que objetivam um total controle das informações operacionais do dia-a-dia do condomínio.

O processo de controle das informações operacionais propicia aos administradores maior qualidade na prestação de serviços e redução de custo para o condomínio a médio prazo. As rotinas operacionais normalmente são relegadas a um segundo plano e as informações são dispersas e pouco confiáveis. O Condomínio21 Operacional tem como objetivo reunir todas estas rotinas em um só ambiente, permitindo maior planejamento e eficiência na execução das mesmas.

Através desse sistema, o administrador terá informações precisas e imediatas de questões como a programação de manutenções preventivas para o mês, consumo médio de produtos, solicitações e ocorrências dos condôminos, renovações de seguro, controle patrimonial do condomínio, qualidade na limpeza, entre outras.

Os módulos que compõem o Condomínio21 Operacional são os seguintes:

• Patrimônio

O módulo de patrimônio realiza o controle de todos os bens adquiridos pelo condomínio ao longo do tempo. Permite que os itens sejam agrupados por classificação, baixados, reavaliados financeiramente, identificados por numeração. Os investimentos patrimoniais do condomínio são apresentados nos relatórios agrupados por época do investimento ou por classificação do bem. Permite um histórico de baixas e aquisições de bens e o acompanhamento da localização do mesmo.

• Almoxarifado

O módulo de almoxarifado acompanha a utilização de materiais (ex: produtos químicos, materiais de limpeza, etc) ao longo da existência do condomínio buscando apontar desperdícios através da análise da evolução de consumo dos itens que são controlados. Possibilita que os itens sejam agrupados por categoria e apresenta as quantidades em estoque de cada produto. Opcionalmente, o síndico pode controlar também os funcionários que estão realizando as requisições e obter históricos com base nos dados.

• Manutenções

O módulo de manutenções auxilia o síndico ou administrador na difícil tarefa de programar e controlar todas as manutenções preventivas e corretivas de um condomínio. O sistema controla todas as máquinas e itens diversos do condomínio que possam necessitar de manutenção, permitindo o estabelecimento de uma periodicidade (semanal, quinzenal, mensal, semestral, etc) para a realização destas manutenções. Realiza a programação mensal e o controle do resultado, reprogramando automaticamente a data da próxima manutenção, além de fazer um histórico com todas que foram efetuadas, descrevendo a data e informando quem realizou e o que foi realizado na manutenção.

• Seguros

O módulo de seguros informa quais são as apólices que estão vigentes no condomínio, seus prazos de cobertura, seguradoras e qual a extensão da cobertura. Possibilita a programação de renovações de apólices e a consulta sobre os itens que estão segurados.

• Pessoal

O módulo de controle de pessoal realiza a identificação completa dos funcionários do condomínio, controlando dados cadastrais, data de admissão, período de férias e dados relacionados. Possui integração com banco de dados gráfico, permitindo a associação de fotos ao cadastro, com a imagem do funcionário. Opcionalmente permite também a integração com sistema de ponto, para que o síndico tenha controle da freqüência e pontualidade dos funcionários.

• Ocorrências

No dia-a-dia de um condomínio uma série de reclamações e solicitações são feitas diariamente pelos condôminos. Este módulo realiza o controle destas ocorrências para que haja um registro efetivo de todos os pedidos feitos pelo condômino e o andamento destas solicitações. Possibilita a geração de relatórios com as ocorrências agrupadas por período, por unidade solicitante, por tipo da ocorrência, por grau de urgência e também pesquisas por texto.

• Portaria

Este módulo realiza o controle de todos os moradores, locatários, funcionários autorizados a trafegar nas diversas áreas do condomínio. Realiza o controle dos dados cadastrais e a associação à unidade (loja, apto, sala, etc) possibilitando que a portaria possa realizar um controle efetivo do tráfego. Opcionalmente realiza a identificação das pessoas através de fotos, associando o cadastro ao banco de dados de imagens.

O Módulo Integrado Contábil é um sistema de contabilidade que trabalha diretamente integrado a todos os sistemas financeiros da Group Software. Esta integração otimiza a escrituração contábil das empresas, eliminando o retrabalho em todo o processo. O sistema possui todos os controles necessários em um software contábil, sendo um sistema ágil e de grande facilidade em sua operação.

• Lançamentos Contábeis

• Individual
• Em Grupo
• Automático
• Em Lote
• Saldo Inicial

• Multi-Empresas

• Planos de Contas Multi-Níveis

• Históricos Padrões

• Consultas Contábeis

• Lotes em Aberto
• Livro Caixa
• Diário
• Balanço Patrimonial
• Saldos do Plano de Contas
• Balancete de Verificaçã

• Relatórios Contábeis

• Razão
• Livro Caixa
• Diário
• Balanço Patrimonial
• Saldos do Plano de Contas
• Balancete de Verificação
• Termo de Abertura e Fechamento dos livros Diário, Razão e Caixa
• Lançamentos Contábeis, entre outros.

• Integrador Contábil

O módulo integrado Folha de Pagamento foi desenvolvido com a finalidade de abranger de forma completa e integrada todos os assuntos que envolvem o pagamento dos funcionários e seus encargos, desde a admissão à rescisão. Possui uma interface gráfica Windows intuitiva e amigável, permitindo ao departamento pessoal maior agilidade e facilidade no processamento da folha de pagamento.

• Cadastros

• Empresa
• Departamento
• Seção
• Centro de Custo
• Tomador de Serviço
• Banco
• Sindicato
• Cargo
• Horário
• Verbas
• Funcionário

• Ficha de registro informatizada

• Foto do funcionário
• Históricos de ocorrências

• Controle de benefícios

• Vale transporte
• Vale refeição
• Cesta básica
• Assistência médica

• Parametrização e simulação de cálculos

• Definição de médias por sindicato

• Controle de escala de trabalho

• Definições de cálculos

• Cadastro de verbas com definição de incidências
• Criação de fórmulas e operandos, permitindo qualquer tipo de cálculo
• Cadastro de tabelas de INSS, IRRF, FGTS, Salário família

• Adiantamento salarial

• Percentual adiantamento parametrizado por filial ou funcionário
• Recibo de adiantamento

• Folha de pagamento

• Planilha e processo de importação de lançamentos
• Controle de empréstimos
• Cálculo parametrizado por filial
• Recibo de pagamento
• Exportação de arquivo com líquido para depósito em conta corrente
• Relatórios para conferência da folha e recolhimentos dos encargos
• Emissão de guias por filial, departamento, centro de custo ou tomador
• Controle de afastamentos

• Férias

• Programação de férias com mais de um período
• Escala de férias
• Solicitação de abono pecuniário e adiantamento 13º salário
• Aviso de férias
• Cálculo individual ou por programação
• Médias parametrizadas por sindicato
• Recibo de férias
• Complemento de férias

• 13º salário

• Antecipação nas férias
• Cálculo 1ª e 2ª parcela
• Cálculo da diferença
• Médias parametrizadas por sindicato
• Recibo de 13º salário

• Rescisão

• Cálculo individual ou coletivo
• Cálculo de complementos rescisórios
• Médias parametrizadas por sindicato
• Demonstrativo de médias
• Emissão do termo de rescisão
• Emissão Guia GRFC
• Emissão Seguro Desemprego

• Crédito bancário (opcional)

• Reajuste salarial coletivo

• Relatórios legais

• DARF, GPS, SEFIP, GRRF, CAGED

• Rotinas anuais

• RAIS
• DIRF
• Informe de rendimento

• Integração aos softwares financeiros da Group Software

• Relatórios - mais de 80 modelos disponíveis

• Gerador de relatórios (opcional)
  

O módulo BI / Business Intelligence extrai informações do nível operacional para apresentá-las com um enfoque gerencial, auxiliando os gestores na tomada de decisão. Dentro deste enfoque, o Condomínio21 traz uma poderosa ferramenta que permite ao usuário criar seus próprios relatórios, escolhendo os indicadores para análise e processando os dados do Condomínio21 Financeiro. Ao cruzar dados de diferentes fontes, o Condomínio21 traz em seus gráficos informações fundamentais para que o administrador possa apresentar da melhor forma as informações relevantes em um condomínio.

O módulo possui análises pré-definidas e também permite ao usuário criar análises sob medida, baseadas em indicadores definidos pelos administradores.

O Condomínio21 Comunidades On-line oferece a opção de desenvolver o website institucional e dinâmico dos condomínios administrados e também o website institucional da sua administradora. Caso você já possua um website, poderá realizar a integração do mesmo com os websites dos condomínios.

O produto se divide em 3 áreas principais:

• Site institucional dos Condomínios
• Site dinâmico dos Condomínios (prestação de contas e interação entre condôminos)
• Site institucional da Administradora (uso opcional)

• Principais funções:

• Construtor de Sites (mais de 50 modelos disponíveis)
• Prestação de Contas
• 2ª Via de Boletos
• Relatórios Financeiros e de Folha de Pagamento
• Publicação e Exclusão de Relatórios em Lote
• Nada Consta On-line
• Comunicação entre Condôminos
• Álbum de Fotos
• Notícias
• Fórum de Discussões
• Interação entre o Condomínio e a Administradora (help-desk)
• Classificados
• Consulta a Fornecedores
• E-mails para a Administradora e para o Condomínio, e muito mais!

• Para obter maiores detalhes sobre o Condomínio21 Comunidades On-line, acesse:

• Site do Condomínio
• Site da Administradora
• Site do Condomínio após logon do síndico (após a digitação da senha pelo síndico)
• Site do Condomínio após logon do condômino (após a digitação da senha pelo condômino)

• Veja também o exemplo de alguns clientes que já utilizam o sistema:

• www.lemaadministradora.com.br
• www.rrmarques.com.br
• www.suportadm.com.br
• www.jrofficenet.com.br
• www.netcond.com.br
• www.phmsistemas.com.br
• www.admmemphis.com.br
• www.cwronline.com.br

• Conheça as principais funções:

• Cadastro de produtos e centros de armazenamento;
• Inclusão de solicitação de compra por vários usuários ao mesmo tempo;
• Liberação de solicitações de compras baseadas no orçamento previsto no sistema financeiro para a classe de conta /ou centro de custo que o produto se refere;
• Autorização individual dos itens da solicitação de compra;
• Envio de e-mails ao fornecedor solicitando cotações;
• Processo de cotação inteligente com indicação automática de melhor fornecedor;
• Controle de alçada para autorização da ordem de compra com variáveis configuráveis;
• Geração de ordem de compra com envio por e-mail para o fornecedor;
• Registro de entrada em estoque dos itens da ordem de compra com possibilidade de registro de devolução;
• Controle de estoque e almoxarifado com vários centros de armazenamento;
• Lançamento no Contas a Pagar do sistema financeiro dos valores a pagar, referente às ordens de compras aprovadas;
• Relatórios de autorização, evolução de preços, histórico de compras.

• Em desenvolvimento (conclusão prevista para outubro de 2008):

• Acompanhamento da solicitação de compra com prazos de expiração de cada passo;
• Controle de alçada para autorização da solicitação de compra e da cotação;
• Notificação por e-mail para os usuários com autorizações pendentes.